martes, diciembre 02, 2014

Descarga tus facturas desde la página del SAT con VGestorCFDI. Parte 1.

Desde que empezamos con el servicio de timbrado fiscal VirtualPAC, muchos de nuestros usuarios (la gran mayoría) nos han pedido nuevas herramientas para controlar y administrar los archivos XML tanto de sus facturas, emitidas y recibidas como de sus recibos de nómina.

Una cosa es cierta, muy pocos contribuyentes llevan un control eficiente de sus documentos electrónicos, y existe el ENORME problema de que aunque muchos emisores envían a sus clientes su factura en formato electrónico XML así como su representación impresa en formato PDF, muchos de los clientes no le dan importancia al documento electrónico y lo desechan, imprimen el documento PDF y luego se olvidan del archivo, en pocas palabras, llevan el control "a la antigua".

El próximo año entra en vigencia la CONTABILIDAD ELECTRONICA, y es requisito para cumplir con ella, referenciar los números de factura electrónica (UUIDs) en las pólizas que integran la contabilidad. Si bien esto no es obligatorio (de momento) tarde o temprano se necesitará dicha integración entre la facturación y la contabilidad electrónica.

Por otro lado, hay una interesante cantidad de empresas que NO ENVIAN los documentos XML de las facturas, hay que conseguirlos desde los portales de internet de los proveedores (cosa que ya no se debería  hacer) y de hecho, casi ningún cliente va y recupera sus XMLs.

Facturas del Telmex, Telcel, Comisión Federal de Electricidad, IMSS, o de almacenes como Liverpool, Palacio de Hierro o BestBuy duermen el sueño de los justos en los portales de internet de dichas empresas, sin que nunca el receptor de dicho documento los recupere.

Por otro lado, el SAT proporciona un portal donde usando la clave CIEC (Clave de Identificación Electrónica Confidencial) o la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) del contribuyente, es posible recuperar todas los comprobantes fiscales electrónicos, tanto emitidos como recibidos.

Este servicio del SAT tiene ventajas y desventajas, la principal ventaja es que en un solo lugar están almacenados TODOS los documentos fiscales digitales, facturas, recibos de honorarios y arrendamiento, cartas porte, recibos de nómina y próximamente también las retenciones de impuestos realizadas por las empresas.

Otra ventaja es que al existir todos los documentos almacenados en el SAT, es que los documentos se encuentran validados y debidamente certificados por los Proveedores Autorizados de Certificación (PACs) y por lo tanto son válidos y fiscalmente deducibles.

Por otro lado, el estado de todos los documentos, ya sea si se encuentran vigentes o cancelados, está registrado también en el propio SAT y ya que es posible cancelar documentos en cualquier momento del ejercicio fiscal, el contribuyente que recibe el documento original, por medio de este portal, está en posibilidad de saber en todo momento el estado de los documentos recibidos.

Pero no todo son ventajas, la operación dentro del portal del SAT requiere de mucha (demasiada) intervención humana, las consultas hay que hacerlas ingresando datos manualmente, la descarga de los documentos XML hay que hacerla uno por uno y  manualmente también, las representaciones impresas (PDFs) no se encuentran almacenadas en el portal a menos que la factura haya sido elaborada utilizando el servicio gratuito de emisión del SAT y finalmente, el portal del SAT no permite descargar mas de 500 documentos por sesión.

Por las razones anteriores: la contabilidad electrónica, la necesidad de descargar todos los documentos desde el portal del SAT, el conocer el estado actual de los comprobantes, nos llevaron a pensar en la posibilidad de crear una aplicación que se pudiera conectar al portal del SAT, automatizar la navegación y descargar del mismo los documentos necesarios, con intervención mínima del usuario.

No voy a entrar en detalles técnicos de como hicimos, baste de momento saber que "automatizamos" la navegación por el portal del SAT, y llegamos mucho mas allá de lo que pensamos que era posible hacer con nuestra aplicación VGestorCFDI. (nombre clave: ConsultaSAT).

No creamos UNA, creamos DOS aplicaciones para la descarga de documentos desde el portal del SAT, una para el usuario final, cuya operación comentaré en este post, y otra más para que el desarrollador de aplicaciones que desee implementar esta funcionalidad en sus programas. y que mostraré como utilizar en el siguiente artículo.

VGestorCFDI, aplicación de escritorio para el usuario final.

Antes de empezar a analizar el producto, es necesario que descargues el programa de instalación del siguiente enlace:


Solo ejecuta el archivo descargado, instala la aplicación y listo; el programa de instalación configurará todos los componentes necesarios para la correcta ejecución del programa, sin embargo, es necesario contar con los siguientes requisitos en el equipo donde vayas a ejecutar el programa:


Si tienes instalado Office 2010 o superior, estos requisitos están cumplidos.

Después de instalar el programa, simplemente ejecútalo y verás la pantalla principal del programa:


El producto tiene múltiples opciones, así que iremos analizando una por una:


Administrando Contribuyentes:

VGestorCFDI (este es un buen momento para comentar: el nombre clave del proyecto, como lo conocemos en CiberTec es "ConsultaSAT", es por ello que verás referencias indistintamente a ConsultaSAT o a VGestorCFDI, en todo caso, nos estamos refiriendo al mismo producto), es una herramienta MULTICONTRIBUYENTE, lo cual lo hace ideal tanto para un usuario que tenga un solo RFC o bien para despachos de contadores o para corporativos empresariales que manejen mas de un RFC.

La primera opción de la barra del menú (Contribuyentes) realiza el mantenimiento del catálogo, cuenta con las opciones típicas para el mantenimiento de los contribuyentes:


Es importante mencionar que para usar la herramienta es necesario tramitar una licencia de uso del sistema, a través de un portal de internet que hemos diseñado para este fin. Esta licencia es GRATIS para consultar y descargar documentos del ejercicio 2014, pero para ejercicios posteriores o anteriores, hay que pagar una pequeña cuota por cada ejercicio que desees descargar (ya sé que esto de pagar no le gusta a muchos y créanme, lo siento mucho, pero tenemos familiares que tienen la costumbre de comer 3 veces al día y acreedores que esperan que paguemos nuestras deudas puntualmente).

La buena noticia es que gracias a este portal, puedes distribuir nuestra herramienta a tus clientes, amigos, usuarios, etc., generar tu mismo tus licencias y administrarlas y de paso obtener alguna ganancia (un pequeño extra cada mes no viene mal ¿ no ?), si estás interesado en la distribución de la herramienta, contacta con ventas@ciber-tec.com para obtener la lista de precios.

Bien, regresando al tema generación de licencias, decíamos que estas se generan desde el portal que está ubicado en la dirección:


Deberás crear una cuenta (opción Registrate) en la parte superior derecha:



Para poder iniciar sesión, primero es necesario registrarse, el proceso de registro lleva unos cuantos clicks del mouse, unos cuantos pulsos de teclas y unos cuantos datos:



Se te enviará un correo electrónico a la cuenta que registres con un link de internet que te servirá para validar tu dirección del correo en el portal (no nos gustan las direcciones falsas de correo,  nos gusta estar siempre y contacto con ustedes), a partir de que verifiques tu cuenta de correo, esta será tu nombre de usuario para acceder a los servicios de administración de licencias, una vez verificada tu cuenta, podrás acceder al portal con la opción Iniciar Sesión en la parte superior derecha de la pagina:



El portal tiene varias opciones para administrar tus licencias, no lo analizaremos a profundidad en este post, de momento solo utilizaremos la opción para generar la licencia gratuita para consultar el año 2014:



Utiliza la opción Nueva Licencia, ingresa el RFC del contribuyente del cual deseas recuperar los XMLs del portal del SAT, y marca 2014 para generar tu licencia gratuita:



Como puedes observar, es posible marcar otros años además del 2014, si deseas recuperar los XMLs del mismo contribuyente, pero de otros ejercicios deberás marcar los años de los cuales deseas obtener los XMLs, sin embargo, para poder consultar otros años es necesario contar con Créditos.

Cada año adicional que desees consultar anterior o posterior al 2014 tiene un costo de 1 Crédito por RFC, si deseas obtener una lista de precios de los créditos así como los descuentos que tenemos en compras por volumen, contacta por favor a ventas@ciber-tec.com para solicitar una lista de precios.

Bien, una vez ingresado el RFC y seleccionado el(los) año(s) que deseamos consultar en el portal del SAT, obtenemos la licencia, así como un Estado de Cuenta de las licencias generadas y de los créditos consumidos:



Ahora estamos listos para dar de alta a nuestro primer contribuyente, copia la licencia generada en el portal, regresa a la aplicación VGestorCFDI y selecciona la opción Agregar, del menú de Contribuyentes.

Verás una pantalla similar a esta:



Proporciona los datos solicitados: licencia, RFC, la clave CIEC (Clave de Identificación Electrónica Confidencial) misma que se tramita ante el SAT y el nombre o razón social del contribuyente para poder identificarlo posteriormente.

Es MUY IMPORTANTE que proporciones correctamente tanto el RFC del contribuyente como la clave CIEC ya que esta es la que nos da entrada al portal de consultas del SAT vía internet.

El sistema es multicontribuyente, por lo que podrás registrar todos los contribuyentes que desees y administrar los XMLs descargados de cada uno desde la misma aplicación, la sección de la izquierda de la ventana principal muestra todos los contribuyentes registrados:


Ya estamos listos para comenzar a descargar los achivos XML.


Descarga de los archivos XML.

Una vez configurado el contribuyente, ConsultaSAT nos ofrece la posibilidad de descargar 2 tipos de documentos: los documentos emitidos por el propio contribuyente y los documentos recibidos por el mismo, usando la opción Tipo: de la barra de herramientas del sistema:


Si, lo sé, los documentos que tu generas se supone (por ley) que debes tenerlos almacenados; por otro lado si utilizas nuestro servicio de timbrado VirtualPAC nosotros te guardamos todos los CFDIs generados con nuestro servicio por 5 años y te damos un portal de internet donde puedes consultarlos, luego entonces .... ¿ Porqué querría descargar del portal del SAT los XMLs que yo emito ?

La respuesta es muy simple: Los accidentes llegan a suceder, los discos duros se corrompen, las computadoras se dañan, los respaldos fallan y, aunque nosotros tenemos copia de los XMLs emitidos en los servidores de VirtualPAC, no tenemos manera de saber el ESTADO del comprobante, es decir, nosotros guardamos el documento, pero no sabemos si después de generado lo cancelaste, o si el comprobante sigue vigente, esa información solo se encuentra en el SAT.

Hablando de documentos cancelados por ti, ¿ sabías que para comprobar que el documento fue efectivamente cancelado es necesario tener el ACUSE DE CANCELACION del SAT ?, bueno entre otras cosas, VGestorCFDI además de recuperar los archivos XML de los documentos que tu emitiste, también recupera los archivos PDF de todos los XMLs cancelados.... a que es buena idea usar ConsultaSAT para descargar los documentos que tu emitiste.

Hablemos ahora un poco de los documentos que tu recibes, como mencioné al principio del post, hay una buena cantidad de archivos XML que recibes y que no sabes que recibes, como por ejemplo el del Seguro Social, el del Telefono, Club de Precios, tus recibos de nómina, etc.

VGestorCFDI puede descargar todo lo descargable de la pagina del SAT, y en el caso de los documentos recibidos por ti, podemos descargar además de los XMLs, también los archivos PDFs correspondiente, si es que la factura se generó desde el servicio gratuito de generación de facturas que ofrece el SAT.

Bien, basta ya de tanta charla, selecciona el Tipo de documento que quieras descargar: Emitidos o Recibidos.

Ahora estamos listos para comenzar a descargar.

VGestorCFDI te ofrece 2 maneras de descargar los documentos: Por Rango de Fechas o bien por Meses completos.


Descarga por Rango de Fechas:



El portal del SAT presenta una limitante: solo puedes descargar 500 documentos cada vez que te conectas a él, pero usando esta opción del menú es posible darle la vuelta esta limitación, presiona el botón Rango de Fechas de la barra de botones, entonces verás una pantalla similar a esta:


Solo tienes que proporcionar el Tipo de documento y el rango de fechas (Desde y Hasta) que deseas descargar, proporcionando la fecha en el formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS, te proporcionamos un calendario al momento de capturar los datos de fechas para ayudarte en la selección de los días, y para las  horas puedes utilizar las flechas arriba y abajo para cambiar las horas, minutos y segundos del rango de tiempo, luego simplemente presiona el botón Aceptar y Recuperar y listo, en unos segundos tendrás tus XMLs en el disco duro de tu computadora.

En este punto tenemos que hacer un paréntesis para analizar las reglas que impone el SAT para descargar documentos del portal:

En el caso de los documentos EMITIDOS, el rango de fechas solo puede estar DENTRO DEL MISMO AÑO, es decir no puedes descargar documentos de Octubre del 2013 a Marzo del 2014 por ejemplo, tienes que especificar fechas dentro del mismo año calendario es decir, de Octubre a Diciembre del 2013 y luego puedes hacer otra descarga de Enero a Marzo del 2014.

En el caso de los documentos RECIBIDOS, la fecha solo puede ser DENTRO DEL MISMO DIA, y existe una buena razón para esto, algunos de nuestros usuarios reciben mas 100 mil XMLs al mes, obviamente con la limitación de 500 documentos por descarga no es posible descargar todos los documentos recibidos, así que cuando uses la descarga por rango de fechas para documentos recibidos, puedes hacerlo por intervalos de tiempo dentro del mismo día:

Pensemos que el día 25 de Noviembre de 2014 recibiste mas de 500 documentos durante el día ¿ cómo descargarlos todos ?, bueno, si crees que entre las 00:00:00 y las 09:00:00 no hay mas 500 documentos, entonces puedes hacer una descarga:

desde: 2014-11-25T00:00:00
hasta:  2014-11-25T09:00:00,

Luego, si crees que hay menos de 500 documentos por hora, puedes hacer una descarga:

desde: 2014-11-25T09:00:00
hasta: 2014-11-25T11:00:00

O bien, puedes reducir aun mas los intervalos de descarga incluso a minutos o segundos, por ejemplo:

desde: 2014-11-25T13:30:00
hasta:  2014-11-25T13:35:00

Y podrás recuperar los documentos generados dentro de los 5 minutos del rango de la hora especificada, usando esta característica puedes darle la vuelta a la limitación de los 500 documentos por conexión.


Descarga por mes completo.


Si de antemano sabes que no tienes mas de 500 documentos emitidos ó recibidos, puedes utilizar esta opción que es la mas rápida para descargar los documentos:


Simplemente selecciona el Mes y el Año y presiona el botón Consulta SAT, espera unos instantes y tendrás descargados todos los documentos del mes:

Durante el proceso de descarga, podrás ir viendo en la barra de estado (en a parte inferior de la pantalla) el progreso de las operaciones:


http://www.ciber-tec.d2g.com/vgestor/vgcfdi200.gif


Los documentos (XMLs y en caso de haberlos, los PDFs) se descargarán en la carpeta C:\CFDI, de momento esta carpeta no se puede cambiar, pero es una mejora que pensamos incluir en futuras versiones del programa, lo hemos conservado así para mantener el producto sin muchas complicaciones de configuración.

El nombre de los documentos es el número de UUID de cada uno asignado por el PAC al momento de timbrar el documento.

Una vez descargados los archivos en tu computadora tu pantalla debería de verse como esta:


Verás en la parte superior un listado de todas las facturas descargadas con todos los datos necesarios para identificarlas, como emisor, receptor, fecha, UUID importe y algo MUY IMPORTANTE: el estado del docuemento: Vigente o Cancelado.

Cabe mencionar que ConsultaSAT ¡¡¡ es capaz de detectar si un documento cambia de estado !!!! ¿ Cómo lo hace ? muy fácil.... si vuelves a ejecutar la misma descarga y el estado del documento ha cambiado, el programa te informará cual o cuales documentos que estaban vigentes cuando se descargaron la primera vez ahora se encuentran cancelados, tanto emitidos como recibidos.

En la parte inferior del listado de documentos verás una sección dividida en con 3 pestañas:

 

Esta sección te permite visualizar lo siguiente:

En la primer pestaña se presenta el XML descargado:

 

La segunda pestaña presenta un PDF genérico creado por VGestorCFDI con la representación impresa del documento:

 

El diseño de este PDF puede modificarse desde la opción Reportes /Generar PDF / Diseñar  de la barra de herramientas, como veremos mas adelante.

Finalmente, la tercer pestaña funciona unicamente para documentos EMITIDOS y si se encuentran CANCELADOS, podrás visualizar también el PDF con el acuse de cancelación del SAT:

 

Para poder visualizar estos documentos, es indispensable que cuentes con el Adobe Acrobat Reader XI instalado en tu computadora.


Resultados: Reportes y diseño:

Los reportes de VGestorCFDI están basados en el fabuloso generador de reportes FastReport, recomendamos que visites la Web de FastReport donde podrás obtener un manual del uso del diseñador de reportes de manera gratuita, si es que estás interesado en modificar los reportes que vienen incluídos en el programa.

Una vez descargados los XMLs, solo queda revisar el resumen de las descargas, para ello usamos el módulo de reportes de ConsultaSAT que tiene unicamente 4 opciones:



La primera opción Generar PDF's nos permite generar TODOS los PDFs del período seleccionado, a partir de los XMLs descargados.

En la pantalla principal del programa, cada vez que te mueves de registro en el listado de XMLs descargados, se genera automaticamente el archivo PDF generico, esto puede ralentizar la navegación por el listado de los XMLs por lo que es buena idea utilizar esta opción para generar en un solo paso todos los PDFs y que la navegación por el listado no sea lenta.

Los PDFs generados se guardan en la misma carpeta donde se encuentran los XMLs (C:\CFDI por default) y el nombre del PDF es el mismo que el nombre del XML es decir el UUID del documento.

La segunda opción: Diseñar, te permite cambiar el PDF genérico que proporcionamos, usando el editor de reportes incluído en el producto (úsalo bajo tu propio riesgo, te recomendamos leer el manual que FastReport te proporciona de manera gratuita).


El diseñador de reportes para el PDF genérico viene pre-cargado con todos los valores del XML de la factura electrónica por lo que para diseñar el documento solo tendrás que cambiar de lugar los datos que ya están configurados.

De momento solo emitimos PDF de factura electrónica, en futuras versiones incluiremos también el PDF de recibos de nómina y de retenciones.

La tercera opción del menú: Concentrado, genera un informe ya sea de documentos emitidos o bien recibidos incluyendo datos como fecha, RFC emisor y receptor, serie y folio del documento, UUID, totales y estado y lo presenta en una pantalla vista previa como esta:


Desde la pantalla de vista previa puedes imprimir el reporte o bien exportarlo a cualquiera de los formatos incluidos: Word, Excel, HTML, PDF, envio por email,  texto plano, DBF, o bien guardarlo en Dropbox, GoogleDrive o Skydrive.

Finalmente, la cuarta opción del menú: Diseñar, te permite modificar el informe anterior, agregar o quitar columnas que no te interesen, y como en el caso del diseño del PDF, incluimos todos los campos que puedes utilizar en el informe:



Otras herramientas:

Del lado izquierdo de la pantalla principal veras 3 pestañas verticales:

 

La pantalla principal del programa está divida en 3 pestañas, cada una te da información muy importante sobre los procesos que efectua el programa.

La primer pestaña: Comprobantes, te da la información general de Contribuyentes, Documentos descargados y visualizacion de XMLs y PDFs:

 


La segunda pestaña: Registro, lleva una bitacora de las operaciones realizadas en cada conexión al servidor del SAT:


Esta sección te muestra la fecha en la que haz hecho conexiones al portal del SAT, el tipo de documento que descargaste, de que mes y de que año y de esos documentos cuantos se actualizaron, es decir cambiaron de estado, este listado es ideal para localizar docuementos que antes estaban vigentes pero que posteriormente fueron cancelados.

Finalmente la tercer pestaña: Navegación, realiza una operación muy interesante: te permite ver "en vivo" la navegación sobre el portal del SAT, selecciona esta tercer pestaña ANTES de hacer una consulta al portal del SAT, y durante el proceso de recuperación de archivos podrás ver como ConsultaSAT automatiza la navegación sobre el portal del SAT desde el proceso de acceso hasta cerrar la sesión.


Esta opción es util en caso de que el programa no obtenga respuesta para poder ver si hay algun error en la navegación del portal.  

Como verás, hemos podido realizar una aplicación muy interesante y útil para todos los contribuyentes, lo que nos llevo a pensar en hacer un módulo para que los programadores pudieran incorporar VGestorCFDI en sus programas, mismo que comentaré en el mi próximo artículo.

Cualquier duda sobre la operación del programa puedes plantearla en este mis blog, o bien comunicarte con nosotros al tel. (55) 55600168 para obtener mas información





1 comentario:

Anónimo dijo...

Hola rene ¿tienes alguna dll pare timbrar las retenciones?.

Saludos